Kopierpapier wirkt austauschbar, unterscheidet sich aber in Grammatur, Weissgrad, Opazität und Laufeigenschaften deutlich. Wer diese vier Punkte kennt, vermeidet Papierstaus, durchscheinende Rückseiten und enttäuschende Farbausdrucke. Dieser Ratgeber ordnet die Begriffe ein und zeigt, was vor einer Bestellung wirklich zu prüfen ist.
Unter Kopierpapier versteht man das ungestrichene, weisse Standardpapier für Kopierer, Laserdrucker und Tintenstrahlgeräte. Der Begriff Multifunktionspapier meint dasselbe Material, betont aber die Freigabe für mehrere Verfahren: kopieren, laserdrucken, tintenstrahldrucken und oft auch beidseitig bedrucken. In der Praxis ist die Unterscheidung fliessend. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung auf der Verpackung, sondern ob die technischen Eigenschaften zum Gerät und zum Verwendungszweck passen. Ein Papier für interne Listen darf anders ausfallen als eines für eine Offerte, ein Zeugnis oder eine Präsentationsmappe.
Grammatur: 80 g/m² ist nur der Ausgangspunkt
Die Grammatur gibt das Flächengewicht in Gramm pro Quadratmeter an und ist das wichtigste Auswahlkriterium. Sie bestimmt Steifigkeit, Haptik und wie stark ein beidseitiger Druck durchscheint. Höhere Grammaturen wirken wertiger, brauchen aber mehr Platz im Papierfach und werden von einzelnen Geräten nur über den Einzelblatteinzug verarbeitet.
Grob lassen sich die üblichen Bereiche so einordnen:
- 70 bis 75 g/m²: sehr leichtes Papier für hohe Volumen und rein interne Ausdrucke, neigt eher zum Durchscheinen
- 80 g/m²: der verbreitete Standard für Alltagsdruck, Kopien und Ablage
- 90 bis 100 g/m²: spürbar steifer, sinnvoll für Korrespondenz nach aussen und Duplexdruck
- 120 bis 160 g/m²: für Deckblätter, Flyer und Dokumente, die häufig in die Hand genommen werden
- ab 200 g/m²: Kartonbereich, vor dem Einsatz immer die Herstellerangabe des Druckers zur maximalen Grammatur prüfen
Weissgrad, Opazität und Oberfläche
Der Weissgrad beschreibt, wie hell und in welchem Farbton ein Papier erscheint. Höhere Werte wirken kühler und bläulicher und lassen Farben kontrastreicher erscheinen, wärmere Weisstöne gelten bei langen Texten als angenehmer zu lesen. Eine objektiv bessere Variante gibt es nicht, es ist eine Frage des Einsatzes und der Hausfarbe im Dokumentlayout.
Die Opazität sagt, wie wenig Licht durch das Blatt dringt. Sie ist bei beidseitigem Druck wichtiger als der Weissgrad: Ein Papier mit tiefer Opazität lässt die Rückseite durchschimmern, was bei Tabellen und dunklen Grafiken sofort auffällt. Die Oberfläche schliesslich beeinflusst, wie scharf Tinte oder Toner stehen. Glatte, gut geschlossene Oberflächen liefern feinere Linien, eine leicht rauere Struktur nimmt Tinte gleichmässiger auf.
Formate und Verpackungseinheiten
Die Formate der A-Reihe nach ISO 216 sind in der Schweiz durchgehend etabliert. A4 misst 210 mal 297 Millimeter, A3 das Doppelte mit 297 mal 420 Millimetern, A5 die Hälfte mit 148 mal 210 Millimetern. Jedes kleinere Format entsteht durch Halbieren der längeren Seite, deshalb bleibt das Seitenverhältnis erhalten und Skalierungen zwischen den Formaten sind verlustfrei möglich.
Kopierpapier wird üblicherweise im Ries zu 500 Blatt verpackt, mehrere Ries ergeben einen Karton. Für Geräte mit grossen Kassetten oder für Abteilungen mit hohem Volumen lohnt sich die Kartonware, für Einzelarbeitsplätze reicht das einzelne Ries. Wer auch A3 druckt, sollte prüfen, ob das gleiche Papier in beiden Formaten verfügbar ist, damit Ausdrucke aus derselben Serie farblich zusammenpassen.
Recyclingpapier und Zertifikate
Recyclingpapier hat sich technisch stark verbessert und ist heute in vielen Fällen ohne Einschränkung laserfähig. Erkennbar sind geprüfte Qualitäten an Umweltzeichen wie dem Blauen Engel oder an Herkunftsnachweisen wie FSC und PEFC für Frischfasern. Wer Recyclingpapier einführt, testet es idealerweise zuerst in einem Ries, weil ältere Geräte auf die etwas rauere Oberfläche und den höheren Staubanteil empfindlicher reagieren können.
Für Dokumente mit langer Aufbewahrungsfrist ist zusätzlich die Alterungsbeständigkeit relevant. Papiere, die nach ISO 9706 als alterungsbeständig ausgewiesen sind, vergilben deutlich langsamer und eignen sich für Verträge, Protokolle und Archivakten.
Häufige Fehler
Die meisten Probleme entstehen nicht durch schlechtes Papier, sondern durch die falsche Kombination aus Papier, Gerät und Lagerung.
- Inkjet-Spezialpapier im Laserdrucker verwenden: Beschichtungen können bei der Fixiertemperatur Schaden anrichten
- Zu hohe Grammatur für die Standardkassette wählen und dadurch Einzugsprobleme provozieren
- Papier offen neben dem Fenster oder im feuchten Keller lagern, was zu Wellen und Papierstaus führt
- Bei beidseitigem Druck nur auf den Weissgrad achten und die Opazität übersehen
- Angebrochene Riese ohne Verpackung liegen lassen, statt sie flach und verschlossen zu lagern
Vor dem Bestellen prüfen
Eine kurze Kontrolle erspart Fehlkäufe in Kartongrösse. Die folgenden Punkte genügen in den meisten Fällen.
- Welche Grammaturen gibt das Gerätehandbuch für Kassette und Einzelblatteinzug frei?
- Wird beidseitig gedruckt, und reicht die Opazität dafür aus?
- Passt der Weisston zu bestehenden Dokumenten und zum Briefpapier?
- Ist das Papier ausdrücklich für Laser, Tinte oder beides freigegeben?
- Werden die gleichen Eigenschaften auch in A3 oder A5 benötigt?
- Reicht der Lagerplatz für ganze Kartons, und ist er trocken und temperiert?
- Braucht es für einen Teil der Dokumente alterungsbeständiges Papier?
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kopierpapier und Multifunktionspapier?
Technisch handelt es sich meist um dasselbe ungestrichene Papier. Die Bezeichnung Multifunktionspapier weist darauf hin, dass der Hersteller es für mehrere Verfahren freigibt, also für Kopierer, Laserdrucker und Tintenstrahldrucker. Massgebend ist immer die Angabe auf der Verpackung, nicht der Name.
Welche Grammatur eignet sich für Geschäftsbriefe?
Für Korrespondenz nach aussen greifen viele Betriebe zu 90 bis 100 g/m². Das Blatt fühlt sich stabiler an, knickt beim Kuvertieren sauberer und scheint beim beidseitigen Druck kaum durch. Für interne Ausdrucke und Kopien bleibt 80 g/m² die übliche Wahl.
Wie lagert man Kopierpapier richtig?
Trocken, flach und in der Originalfolie, bei normaler Raumtemperatur und moderater Luftfeuchtigkeit. Angebrochene Riese wieder verschliessen. Papier, das aus einem kalten Lager kommt, sollte vor dem Einlegen einige Stunden im Druckerraum akklimatisieren, sonst drohen Wellenbildung und Staus.
